Audyt w firmie jest idealnym narzędziem do tego by usprawnić jej działania. Nie kojarzy się nadal zbyt pozytywnie, mimo korzyści jakie ze sobą niesie. Jednym z jego rodzajów jest audyt personalny. Jeśli chcesz dowiedzieć się czym jest, kiedy warto go przeprowadzić oraz jakie korzyści może przynieść firmie audyt personalny, czytaj dalej.
Audyt personalny – co to jest?
Audyt personalny pomaga odnaleźć się w firmie odpowiednim osobom na właściwych miejscach i stanowiskach. Jest jednym z narzędzi stosowanych przy innych rodzajach audytów przeprowadzanych w firmie. Może być to audyt wewnętrzny lub zewnętrzny. Ten drugi zlecamy audytorowi zewnętrznemu.
Audytowi personalnemu podlegają pracownicy firmy – dotyczy on zasobów ludzkich.
Dzięki niemu możesz realnie wpłynąć na lepsze funkcjonowanie firmy, a tym samym na zyski. Audyt personalny pozwala zorientować się czy pracownicy w firmie znajdują się na stanowiskach właściwych dla ich kompetencji oraz czy między nimi nie panuje zła atmosfera, która negatywnie wpływa na działanie organizacji.
Formy audytu personalnego
Audyt personalny cechuje się dużą różnorodnością form. Wśród jego form wyróżnia się:
- Ogólny model zarządzania zasobami ludzkimi,
- Układ rodzajowy, wykorzystywany przy dokonywaniu audytów cząstkowych systemu funkcji personalnej,
- Podejście od strony procesów personalnych (analiza i ocena uwarunkowań, przebiegu i efektów procesów personalnych).
Standardy audytu personalnego
Prawidłowo wykonany audyt personalny musi opierać się na pewnych standardach. Mogą one być zewnętrzne lub wewnętrzne, w zależności od tego czy przeprowadzamy audyt przy pomocy audytora zewnętrznego czy nie.
Standardy te wymuszają określone działania, takie jak:
- Rozpisanie standardów na wskaźniki,
- Dostarczenie dowodów w formie dokumentów, obserwacji zdarzeń i opinii uczestników,
- Ocena adekwatności i wiarygodności dostarczonych dowodów,
- Stwierdzenie czy dostarczone dowody są adekwatne i wystarczające do oceny,
- Analiza i ocena wraz z rekomendacjami i załącznikami, zawarta w dokładnym raporcie o zwięzłej i przejrzystej formie.
Kiedy przeprowadzić audyt personalny?
Audyt personalny warto przeprowadzać regularnie, żeby rozeznać się w funkcjonowaniu firmy i jej pracowników, a także zapobiegać większym kryzysom wynikającym z różnych czynników jednostkowych. Audyt personalny pozwala na rozwiązywanie konfliktów i problemów na poziomie jednostki. Jednak nie ma na celu zastąpienia pracy zespołowej, pracą indywidualną. Może jednak udoskonalić pracę zarówno na poziomie jednostkowym, jak i zespołowym. Sprawne i dostosowane do kompetencji funkcjonowanie indywidualnej osoby pozwoli na lepsze funkcjonowanie całego zespołu.
Jakie pytania musi zadać sobie audytor w czasie audytu personalnego?
Audytor przeprowadzając audyt, musi działać jak terapeuta zadający odpowiednie pytania. Jego działania skupiają się więc wokół pytań o faktyczny stan organizacji – czyli jak jest? O jej przyszłość – jak może być? O przyczyny aktualnego stanu – dlaczego tak jest? O efekty – jakie są konsekwencje? Pytanie o konkretne działanie – co należy zrobić?
Audytor szuka więc problemów, jakie znajdują się w firmie i próbuje je rozwiązać. Zastanawia się, co działa nie tak, co jest w porządku, a co należałoby usprawnić i w jaki sposób. Skuteczny audyt usuwa błędy funkcjonowania organizacji i sprawia, że działa ona lepiej, osiągając lepsze wyniki sprzedażowe.
Co może dać firmie audyt personalny?
Podstawową korzyścią, jaką niesie ze sobą dokonanie audytu personalnego jest znaczne usprawnienie działania organizacji. Jednak to nie wszystko. Korzyści jest znacznie więcej. Są to:
- Wzrost poziomu odpowiedzialności i profesjonalizmu działu personalnego,
- Lepszy wizerunek działu personalnego,
- Konkretne obowiązki i odpowiedzialność działu personalnego,
- Określenie, co daje firmie dział personalny,
- Określenie problemów personalnych z jakimi zmaga się organizacja,
- Optymalizowanie kosztów pracy,
- Akceptacja zmian w zakresie personalnym,
- Spójność polityki i działań w zakresie zasobów ludzkich,
- Przegląd obiegu informacji personalnej w firmie.
Jakie cechy musi mieć dobrze wykonany audyt?
Dobrze i sprawnie przeprowadzony audyt, aby można go nazwać profesjonalnym i skutecznym musi posiadać pewne cechy. Możemy do nich zaliczyć:
- Obiektywną ocenę,
- Usprawnienie,
- Uproszczenie działań, które są stosowane w organizacji,
- Określenie i przyjęcie standardów, które są punktem odniesienia w badaniach i ocenie,
- Aktywna współpraca audytorska z kierownikami i pracownikami,
- Systematyzacja i zgodny z procedurami sposób postępowania,
- Niezależność i rzetelność audytora w formułowaniu ocen,
- Skuteczny i rzetelny raport, który będzie podstawą do wprowadzenia zmian mających poprawić błędy.