07Maj

Nowa rzeczywistość w świecie VUCA – jaki ma wpływ na biznes?

W poniższym artykule dowiesz się w teorii, czym jest VUCA, przeczytasz o konkretnych przypadkach przedsiębiorców, którzy mimo trudnej sytuacji poradzili sobie bardzo dobrze w nowej otaczającej ich rzeczywistości i poznasz przepis na to, jak można sobie poradzić i się odnaleźć w świecie VUCA.

Na początek – parę słów wprowadzających do VUCA. To akronim wprowadzony przez amerykańskich wojskowych na określenie sytuacji, jaka powstała po zakończeniu Zimnej Wojny: Akronim ten oznacza Volatility (zmienność, ulotność), Uncertainty (niepewność), Complexity (złożoność) i Ambiguity (niejednoznaczność). Przypomnij sobie wiosnę 2020. Dowiadujesz się, że istnieje wirus, który zagraża naszemu zdrowiu i nagle zaczyna zmieniać się rzeczywistość, w której do tej pory istnieliśmy. Zmienności – co jakiś czas dostajemy różne informacje, z różnych źródeł. Informacje, które mają wpływ na funkcjonowanie nas samych, naszych firm, rodzin. Zmieniają się przepisy, wchodzą nowe zasady funkcjonowania na co dzień. Niejednoznaczności – czy to, co widzę i słyszę – jakie to ma faktyczne znaczenie dla mnie, dla biznesu? Wiele informacji jest podważanych, wiele decyzji jest niespójnych. W kontekście „złożoności” – które czynniki faktycznie mają wpływ na moje życie? Na mój biznes? Nie wiem – a kto wie? Kogo słuchać? Komu zaufać? „Niejednoznaczności” – to co do tej pory działało – niekoniecznie sprawdza się w nowej rzeczywistości.

Każda z wymienionych cech nowej rzeczywistości stanowi wyzwanie dla przedsiębiorcy i wymaga przemyślanego podejścia, nowych kompetencji w obszarze zarządzania zmianą. Jakich? Prześledźmy to na przykładach.

Jest początek pandemii 2020 roku. W tym czasie rozmawiałam z wieloma przedsiębiorcami – ludźmi z różnych branż, z różnymi historiami. W każdej z rozmów było wiele niewiadomych, strachu, lęku przed tym, co będzie. Nikt tak naprawdę nie wiedział, z czym ma do czynienia. Pani Monika z branży turystycznej wystraszona, że ludzie odwołują wakacje, pani Ania z branży szkoleniowej – nie ma odłożonych funduszy na zapłatę pensji pracownikom, pan Paweł z branży wynajmu nieruchomości zauważył 30% odpływ swoich klientów i boi się, co będzie dalej. Ale byli też tacy, którzy mimo strachu i lęku zaczęli zastanawiać się, jak wykorzystać daną sytuację i poczynili pierwsze kroki. Pan Krzysiek z branży gastronomicznej już zaczął myśleć, jak zmienić profil działalności, a pani Kasia z branży chemicznej wykorzystała popyt na maseczki, pan Wojtek z branży poligraficznej zaczął produkować przyłbice. A pani Weronika z branży eventów zaczęła organizować wirtualne zajęcia dla dzieciaków. Takich przykładów można mnożyć wiele i sam pewnie znasz nie jedną taką historię.

Po moich rozmowach mogę podzielić przedsiębiorców na 3 grupy:

tych, którzy nic nie robili i czekali na powrót „starych czasów”,
czekających na pomoc państwa,
i takich, którzy zaczęli działać i wychodzić z inicjatywą.

Pod koniec roku 2020 powróciłam do tych samych przedsiębiorców, aby dowiedzieć się co u nich, jak dziś sobie radzą z biznesem. I co się okazało? Że część ludzi pozmykała biznesy, część jakoś jeszcze funkcjonuje, ale musiała pozwalniać ludzi, zapożyczyć się, by przetrwać, a jest też taka część przedsiębiorców, która mi powiedziała, że rok 2020 był ich najlepszym rokiem. WOW! Tego się nie spodziewałam i zaczęłam drążyć temat, aby dowiedzieć się, o co tu chodzi. Gdzie jest ta recepta na sukces?

Przede wszystkim większość przedsiębiorców, która sobie dobrze poradziła pochodziła z tej 3 grupy ludzi, którzy od początku wychodzili z inicjatywą i mimo strachu i lęku zaczęli działać.

Żeby była jasność – to nie są jacyś nadzwyczajni bohaterowie posiadający super MOC albo zaczarowaną kulę, gdzie zobaczyli, co powinni zrobić i w którym kierunku iść. Więc czym różni się ta grupa od 2 poprzednich, które nie poradziły sobie tak dobrze. Ich przewaga polega przede wszystkim na odpowiednim mindset, czyli o odpowiednim nastawieniu do rozwoju. Reszta umiejętności, zdolności jest tak naprawdę pochodną tego nastawienia.

Carol Dweck szczegółowo opisuje to zagadnienie w „Nowej psychologii sukcesu”. Lekturę zresztą polecam. A na potrzeby tego tematu przybliżę trochę tematykę. Według Dweck ludzi można podzielić na dwie kategorie ze względu na sposób, w jaki definiują siebie oraz to, w czym swoim życiu uczestniczą.

Większość z nas ma umysły nastawione na trwałość (fixed mindset);
A zdecydowana mniejszość posiada umysły nastawione na rozwój (growth mindset).

Koncepcja growth mindset głosi, że talent można w sobie wykształcić. Brzmi to trywialnie, ale umysł ludzki ma wbudowanych wiele mechanizmów obronnych, które utrudniają nam praktykowanie nastawienia na rozwój:

definiujemy siebie przez pryzmat bieżących osiągnięć i zbyt mocno przywiązujemy się do wizerunku samego siebie, który tworzymy w swoich głowach;
bierzemy porażki zbyt personalnie, nie dostrzegając tego, że nauka wymaga prób i błędów; dlatego unikamy problemów, w których czujemy się niepewnie, co w efekcie blokuje nasz rozwój;
częściej szukamy w otoczeniu potwierdzenia naszych talentów, a nie wyzwań i szukamy zadań, które rozwiążemy bez problemu, a rozwój wymaga podnoszenia poprzeczki.

To są nasze naturalne reakcje i w efekcie często wbijamy sobie do głowy silne przekonania: „to nie dla mnie”, „nie będę na to tracił czasu”, „nie mam do tego talentu”. Zazwyczaj nie mają one podparcia w rzeczywistości, są po prostu efektem psychologicznych odruchów obronnych, przekonań. A niestety skutki takich przekonań dla naszego życia i biznesu mogą być bardzo daleko idące.

Podam teraz wyniki badania Krajowego Rejestru Długów, które jakiś czas temu mocno mną wstrząsnęły. W grudniu 2020 opublikowano raport – jest to VI edycja raportu pokazująca sytuację ekonomiczną MŚP. Główne wnioski to min. ogólna słabsza kondycja finansowa i tylko 37% firm ocenia swoją pozycję na dobrą (wskaźnik ten spadło 12 punktów% w stosunku do poprzedniego badania), aż 80% firm nie ma planów inwestycyjnych na najbliższe 3 miesiąca i martwi się bieżącą chwilą, jak przetrwać. To co się zmieniło mocno w stosunku do poprzednich edycji to forma zmiany pracy z offline na online. 34% stosuje tryb mieszany (3/4 w firmie, 1/4 zdalnie). I to co mnie zaskoczyło to odpowiedź na pytanie: czy w związku z brakiem możliwości przejścia do trybu online nastąpiło u Państwa przeorganizowanie, takie jak praca rotacyjna, zmianowa itp.? Niemal 70% odpowiedziało, że tego nie zrobiło! Mimo bieżących trudności i widma coraz bardziej pogarszającego się stanu 70% firm nie przeorganizowała swojej pracy, aby ulepszyć, zmienić, usprawnić proces. To jest przykład osób nastawionych na trwałość i z obawy o porażkę lepiej nie ruszajmy nic, bo może być jeszcze gorzej. Oczywiście trochę tu ironizuję, ale taka postawa bierności, pasywności nie przyniesie długoterminowo poprawy.

Rzeczywistość VUCA wymaga od nas ciągłej nauki, pobudzania kreatywności i zwinności. Sposób, w jaki postrzegamy swoje możliwości, ma ogromne znaczenie w adaptowaniu się do zmian. Wielu ludzi uważa, że inteligencja i zdolności to stałe cechy, które się nie zmieniają. Klienci coachingu często mówią: „nie mam talentu artysty” lub „mój umysł jest ścisły” albo „w moim wieku błyskotliwe pomysły nie przychodzą łatwo”. Jednak takie przekonania nie są spójne z neuronauką, która zakłada, że ludzki mózg jest plastyczny i podlega ciągłym zmianom. A to oznacza, że możemy uczyć się i rozwijać swoje zdolności przez całe życie. Kiedy uczymy się czegoś po raz pierwszy, w mózgu tworzą się nowe połączenia neuronalne, co wpływa na naszą koncentrację, pamięć i zdolność mózgu do samonaprawy.

Nastawienie na rozwój jest podstawą do szybkiej adaptacji się w zmiennej rzeczywistości. Jest to fundament, bez którego wprowadzanie nawet najlepszych narzędzi, zwinnych metod, długofalowo nie odniesie skutku. Jak to zrobić? Podstawowa odpowiedź – systemowo! Każdy element firmy wpływa na drugi. Wszystko jest ze sobą połączone. To tak, jak w organizmie. Wystarczy, że jeden organ słabiej działa, a ma to wpływ na całą resztę. Przyczyna nigdy nie leży w jednym miejscu, więc rozwiązanie też nie. Trzeba zadbać o całość – systemowo.

Spójrzmy więc najpierw z lotu ptaka na firmę. Sprawdźmy, które elementy nie działają i jak są ze sobą powiązane. Pracę z reguły zaczynamy od szefa. Jak to mówią – ryba psuje się od głowy. W dużej mierze jest to najpierw praca szefa nad sobą – praca nad ograniczającymi nas przekonaniami, wejrzeniem w siebie, co tak naprawdę mnie blokuje i czego się boję. Można to zrobić pracując samemu, z coachem, czy innymi metodami. Wszystko zależy od poziomu naszej świadomości i umiejętności pracy nad takimi tematami.

Nastawienie szefa i jego światopogląd ma wpływ na to, jak zarządza ludźmi, jak z nimi współpracuje, na ile ufa ludziom i jak to okazuje. To wszystko ma wpływ na to, jak i czy ludzie się angażują w swoją pracę, czy są tu bo lubią swoją pracę czy są tu bo muszą, bo się boją odejść, bo boją się zmian. Od Ciebie drogi przedsiębiorco zależy, jakich ludzi zrekrutujesz, jaka będzie kultura organizacyjna w firmie, czy z tymi ludźmi będziesz mógł przejść trudne momenty w firmie i czy będą chcieli się sami angażować, aby pomóc – widzisz, jaki masz ogromy wpływ! A to jest tylko jedna zależność. Od Twoich ludzi zależy, jaki poziom obsługi będą mieli Twoi klienci, jakich klientów przyciągnie Twoja firma, jakiej jakości produkt czy usługę jesteś w stanie dostarczyć. A więc następne puzzle układanki: klienci, produkt czy usługa. I jest jeszcze jeden bardzo ważny element: procesy. To one dobrze ułożone, opisane i znane wszystkim pracownikom standaryzują i wyznaczają jakość w Twojej firmie. To dzięki nim możesz zacząć skalować swoje usługi i zwiększać dochody. Jak poukładasz wszystkie puzzle – piękny obrazek sam się ukaże. I to, co ważne zwłaszcza w świecie VUCA – trzeba być uważnym, obserwować jakie zmiany zachodzą i usprawniać, zmieniać procesy, produkt a może grupę docelową, czyli klienta. To jest ciągle w ruchu, bo świat nie stoi, a jest „płynny” – zmienny, niejednoznaczny, złożony. Reasumując nastawienie na rozwój i postawa proaktywna jest fundamentem, aby poradzić sobie ze zmianami w świecie VUCA.

—–

Autor: Kinga Łajtar – trener biznesu, coach, konsultant