Zmiany organizacyjne to jeden z istotnych elementów dotyczących przekształceń w firmie. Zarządzanie zmianą może mieć skuteczny wpływ na rozwój każdego biznesu, za sprawą tempa zmian, rozwoju technologii i produktów. Dodatkowo zmieniający się rynek wymusza zmiany nie tylko w ludziach, ale i w samych organizacjach, co sprawia, że jest to proces, którego nie jesteśmy w stanie uniknąć. Jak zatem wykształcić w pracownikach pozytywne podejście do zmian oraz radzić sobie z ich obawami i niepokojem? Zapraszamy do lektury.
Change management jako nieuchronny proces dotyczący zarządzania zmianą w każdej firmie
Zarządzanie zmianą w organizacji to szereg odpowiednich działań, które mają za zadanie wpływać efektywnie na kondycję oraz pozycję rynkową organizacji. W gruncie rzeczy zastosowanie i wdrażanie zmian wcale nie wydaje się takie proste. Spośród przeprowadzonych badań dotyczących prawidłowej oceny sytuacji, która jest powodem wielu zmian, bardzo często możemy zauważyć, iż zostają pominięte ważne aspekty, które mogą mieć znaczący wpływ na rozwój firmy. Według raportu “Przyszłość w erze cyfrowej zmiany. Transformacja cyfrowa w Polsce” zaledwie 56% polskich organizacji na rynku bierze pod uwagę technologiczne czynniki zmian. Dodatkowo niespełna 34% firm w Polsce analizuje czynniki nie-technologiczne zmian, czyli te które dotyczą społeczeństwa, ekonomii, środowiska oraz norm prawnych.
Te wyniki wskazują na to, że znacząca część związana z realizowaniem zmian organizacyjnych ma związek głównie z komunikacją wewnątrz firmy oraz zaangażowaniem jej pracowników. Według przeprowadzonych badań aż 78% ankietowanych potwierdza, że większość polskich pracodawców pozwala swoim pracownikom wyrażać opinię na temat przekształcania firmy, natomiast tylko 51% z nich wykorzystuje zdobyte informacje w celu wdrożenia i opracowania zmian. Tego typu działania powodują to, że pracodawca nie liczy się ze zdaniem pracowników, czego powodem w głównej mierze jest brak zgody na dokonywanie jakichkolwiek zmian. Co więcej, pracownicy wiedząc, że nie mają wpływu na organizację, nie będą czuli się komfortowo, a dodatkowo poprzez takie działanie znacznie obniży się ich zaangażowanie w wykonywane obowiązki . Motywacja do działania to kluczowy element w procesie wdrażania zmian, który może zadecydować o sukcesie lub niepowodzeniu w każdej firmie.
W jaki sposób wdrażać zmiany w organizacjach?
Nie od dziś wiadomo, że komunikacja w firmie to klucz do sukcesu. Z pewnością każdy pracownik, który jest zmotywowany do działania, ma świadomość, że jest częścią firmy, która prężnie się rozwija. Według statystyk odpowiednio zmotywowani pracownicy są nie tylko o wiele bardziej zaangażowani w wykonywane obowiązki, ale w połączeniu z satysfakcją, ich efektywność również jest na wysokim poziomie. Istotnym aspektem w zarządzaniu zmianą staje się właściwe poinformowanie, przeszkolenie oraz wdrożenie wszystkich pracowników, dla których zostanie dopasowany odpowiedni poziom zaawansowania komunikacji i szkoleń. Dlatego dobrze jest się skupić na tych obszarach i oddziałach firmy, które podlegają nielicznym zmianom i są przyjmowane bez większego zaangażowania. Oprócz tego należy pamiętać również o tych czynnikach, które zostały na stałe wprowadzone do tradycji danej organizacji.
Zarządzanie zmianą krok po kroku
- komunikacja dotycząca nadchodzących zmian- tutaj należy sobie postawić pytanie, w jaki sposób należy komunikować wszelkie zmiany, które zachodzą zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy, jakie metody zostaną zastosowane i w jaki sposób się to odbywa? Co więcej, warto pamiętać także o wszystkich pracownikach, dla których chcemy zastosować system prawidłowej komunikacji.
- argumentacja zmiany- dlaczego zostają wprowadzone? oraz na jakie korzyści mogą liczyć nie tylko pracownicy, ale także określone działy i zespoły? Na jakie efekty są nastawieni klienci oraz kontrahenci?
- informowanie o przebiegu zmiany-a mianowicie czy wszyscy pracownicy firmy są zapoznani z wszelkimi przepisami i regulacjami? Czy są poinformowani o wszystkich etapach dotyczących wdrażania restrukturyzacji? W jaki sposób mogą uzyskać wsparcie? Na tym etapie istotną rolą jest wiedza w aspekcie zachodzących zmian (czy pracownicy orientują się dlaczego zmiany w organizacji dotyczącą również ich samych?) Czy pracownicy uczestniczą w procesach zmiany nie tylko w trakcie realizacji, ale również w procesie jej tworzenia i przygotowania?
- Informacja o rezultatach- Czy pracownicy wiedzą, w jaki sposób zakończył się proces technicznego wdrażania zmian? Czy została zapewniona możliwość oceny i pozostawienia licznych uwag dotyczących zmian, tak by pracownicy czuli się częścią tego procesu?
Przed przystąpieniem planowania zmian w firmie, warto dokonać analizy, która będzie polegała na określeniu założonych rezultatów. Najważniejszą rolą w procesie zmiany w organizacjach jest czynnik ludzki, czyli sam pracownik, który pozwoli pracodawcy na pełną mobilizację w kwestii wdrażania zmian.