Obecna sytuacja na rynku pracy wymusza konieczność nowego sposobu organizacji. Dzięki temu, znacznie częściej wybieramy pracę z zespołami rozproszonymi, co skutkuje obowiązkiem współpracy osób nieprzebywających ze sobą na co dzień. Pod względem organizacyjnym zarządzanie zespołem rozproszonym jest dość dużym wyzwaniem, które wymaga zastosowania skoordynowania działań pracowników niemających ze sobą kontaktów bezpośrednich, co znacznie utrudnia te kwestie. Jak więc skutecznie zarządzać zespołem rozproszonym?
Czym jest zarządzanie zespołem rozproszonym? Definicja i charakterystyka
Zarządzanie zespołem rozproszonym polega na prawidłowej organizacji i planowaniu, oraz kontroli i motywacji podczas pracy osób w różnych lokalizacjach, które pozwalają na osiągnięcie określonych celów organizacyjnych. W obecnych czasach związanych z coraz większą popularnością pracy zdalnej jest to najczęściej stosowany sposób zarządzania. Ale nie tylko, bowiem pozwala to wprowadzić do zespołu nowych specjalistów, często niedostępnych stacjonarnie. W obecnej sytuacji możliwość zdalnego połączenia nie stanowi problemu. Ten model zarządzania pozwala zachować zdecydowanie wiele oszczędności i elastyczności podczas pracy, jednak może prowadzić do problemów z odpowiednio skoordynowanym zespołem.
Zarządzanie zespołem rozproszonym – problematyka
Zarządzanie zespołem rozproszonym zwykle nie należy do najprostszych technik i działań, dlatego też wielu menedżerów ma z tym niemały kłopot. Proces zarządzania zespołem dostępnym na miejscu jest trudny, stąd też praca z pracownikami rozproszonymi po różnych regionach może być o wiele bardziej problematyczne. Warto poznać odpowiednie sposoby dla motywacji oraz nadzorowania pracy.
Istnieje kilka skutecznych metod działań i zasad, które warto rozważyć i wprowadzić również w swoim zespole.
Jasno określaj cele i założenia dla wybranego projektu
Aby podjęte działania miały realne znaczenie, warto podstawić na jasno określone i sformułowane cele. To ważne, aby wszyscy pracownicy wiedzieli, czym dokładnie mają się zajmować, aby osiągnąć zamierzone rezultaty. Brak jasno określonych zasad może nierzadko prowadzić do źle wykonywanych obowiązków wynikających ze stosunku pracy, poprzez ich błędną interpretację. Podczas ich prawidłowego określania warto pamiętać o poniższych zasadach:
- Przedstawienie projektu jako całości oraz określenie celu działań,
- Określenie działań poszczególnych członków zespołu i wyznaczenie celów.
- Wyznaczenie czasu wykonania działań przez odpowiednie osoby,
- Wykazanie wymaganych rezultatów podczas poszczególnych etapów.
Zadbaj o prawidłową integrację zespołu rozproszonego
Zdecydowanie najtrudniejszym do wykonania zadaniem będzie odpowiednia integracja zespołu, ze względu na odmienne lokalizacje czy inne problemy wynikające z tego faktu. Dobrym pomysłem, który warto rozważyć, jest zorganizowanie spotkania zapoznawczego oraz w miarę możliwości, cyklicznych spotkań dla podtrzymania relacji. Jeśli jest to niemożliwe do wykonania, warto postawić na integrację w formie wirtualnej dla całego zespołu. To pozwoli zdecydowanie efektywniej usprawnić procesy organizacyjne w firmie oraz wspomoże realizację zadań pracowników.
Wybierz formy komunikacji wirtualnej
Współcześnie dostępne komunikatory i aplikacje pozwalają na ułatwienie i usprawnienie procesu komunikacji w zespole oraz efektywniejszego zarządzania zdalnego zadaniami. Programy takie jak Skype, Zoom czy FaceTime pozwolą być na bieżąco z pracownikami, nadzorować ich pracę lub kontaktować się i wymieniać spostrzeżenia na temat realizacji projektów.
Codzienny kontakt pomiędzy działami i pracownikami
Dobrym nawykiem dla prawidłowej organizacji działań w zespole rozproszonym jest codzienna komunikacja polegająca na krótkich rozmowach lub zdawkowych mailach z podsumowaniem pracy końcowej. Jako osoba zobligowana do sprawnego zarządzania zespołem pracowników jasno wyodrębnij kanały komunikacji pomiędzy pracownikami oraz zasady, tak aby dokładnie określić oczekiwania i nie zostawić pola dla niedomówień. To dobre miejsce dla wyznaczenia godzin kontaktów i innych, dzięki czemu codzienna praca będzie o wiele bardziej sprawna.
Model zarządzania zespołem rozproszonym
Główna odpowiedzialność za efektywność działań podejmowanych przez zespół rozproszony spoczywa na barkach lidera, który poprzez swoje zaangażowanie promuje prawidłowe wzorce stylu pracy dla pracowników. Do tego celu wykorzystuje dostępne mu środki i rozwiązania, oraz stosuje skuteczne techniki organizacyjne o pozytywnym wpływie. Głównym założeniem wartościowej pracy nad efektywnością zespołu na odległość jest tak zwana kontrola bez kontroli. Inspirujący przewodnik w osobie lidera, powinien nieustannie się rozwijać i aktywizować najbliższe mu osoby-pracowników. Jego zadaniem jest osiąganie jak najlepszych rezultatów zespołu.
Model zarządzania zespołem na odległość
Model zarządzania zespołem na odległość Trzy razy O pozwala liderom połączyć istotne elementy dla osiągnięcia odpowiednich efektów, poprzez kryteria:
- Ostatecznych rezultatów (Outcomes) – mających na względzie uzyskanie odpowiednich rezultatów, podczas podejmowanych działań w zespole.
- Osób wykonujących pracę (Others) – lider jako osoba powinien odpowiednio delegować zadaniami dla zespołu tak, aby były one wykonywane przez osoby dysponowane do tego typu zadań będące ich mocną stroną oraz przynoszącym przyjemność z ich wykonywania.
- Osoby przywódcy (Outslaves) – jako istotnej części zespołu, ważnego elementu struktury organizacyjnej.
z wykorzystaniem technik informacyjno-komunikacyjnych.
Zarządzanie zespołem rozproszonym wymaga indywidualnego podejścia
Sprawne i efektywne zarządzanie zespołem rozproszonym jest dużym wyzwaniem organizacyjnym i komunikacyjnym. Jednak odpowiednio nadzorowane prace zespołu na odległość mogą zaoferować naprawdę efektowne rezultaty. Mając na uwadze ciągły rozwój możliwości pracy zdalnej, warto zagłębiać się w skuteczne tajniki zarządzania tego typu zespołem, które z czasem będzie stawać się normą. Jest ono niezwykle korzystną sytuacją dla przedsiębiorców, ponieważ pozwala zachować znaczną elastyczność i oszczędność pracy.