Przeprowadzenie audytu zewnętrznego ma na celu ustalenie, czy badane aspekty są zgodne z obowiązującymi standardami, zasadami wewnętrznymi, przepisami prawa lub z innymi regułami, które bezpośrednio odnoszą się do konkretnego przedmiotu audytu. Audyt w zależności od podstawy przeprowadzenia, może odnosić się do całej organizacji czy prowadzonego systemu, ale także może badać bardziej drobiazgowo, np. konkretny proces, projekt lub też produkt. Termin audyt swoje korzenie posiada w języku łacińskim, gdzie auditio oznacza słuchanie.
Do wykonywania audytu zewnętrznego powoływany jest niezależny audytor. Musi on ukończyć specjalistyczny kurs, ale także mieć specjalistyczną wiedzę i doświadczenie w wykrywaniu nieprawidłowości. Nie może on posiadać jakiegokolwiek powiązania z daną jednostką, ponieważ obiektywnie ocenia dany aspekt. Wzmianki o pierwszych audytach pojawiają się w starożytności. Stosowane one były przez Egipcjan, Rzymian i Greków, którzy w ten sposób dokonywali dodatkowej kontroli nad zapisami księgowymi. Pozwalało im to na określenie sposobu funkcjonowania danych jednostek gospodarczych.
Jaki jest cel audytu zewnętrznego?
Przeprowadzenie audytu zewnętrznego pozwala ocenić zasadność konkretnych działań, a także zaopiniować stopień realizacji danych celów. W zależności od sytuacji, audyt może być także przeprowadzany w odniesieniu do innych systemów, standardów bezpieczeństwa danego produktu, przestrzegania norm środowiskowych i motoryzacyjnych. Audyt bada także zgodność usług, procesów i wyrobów z danymi standardami.
Audyt zewnętrzny jest bardzo istotnym elementem systemu zarządzania jakością, umożliwiając poprawę funkcjonowania jednostki. Wiele przedsiębiorstw dobrowolnie podejmuje decyzję o zgłoszeniu konieczności przeprowadzenia audytu zewnętrznego, co jest elementem koniecznym do uzyskania stosownych certyfikatów. W ten sposób można zyskać pożądany prestiż w branży, co bezpośrednio przekłada się na wzrost zainteresowania wśród konsumentów.
Postępowe zarządzenia jednostką powinno także zakładać regularne przeprowadzanie audytów zewnętrznych, których wyniki mogą stanowić ewentualną podstawę do wprowadzania zmian w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. W zależności od złożonego zapotrzebowania, ocena niezależnego audytora prawidłowość funkcjonowania całej firmy lub też jej poszczególnych działów.
Rodzaje audytu zewnętrznego
Audyt zewnętrzny dzieli się na dwa rodzaje. Występuje audyt drugiej strony i audyt trzeciej strony. Wskazujemy najistotniejsze różnice pomiędzy tymi rodzajami.
Audyt drugiej strony, zamiennie jest nazywany jako audyt dostawcy. Przeprowadzenie audytu zewnętrznego jest dokonywane u kontrahenta, któremu wykonawca świadczy lub będzie świadczył usługi. Najczęściej odnosi się do procesów produkcyjnych. Pozwala zoptymalizować ich przebieg lub też może stanowić o przyszłej współpracy i warunkach, jakie będą ustalane. W takiej sytuacji określane jest to, czy współpraca pozwoli na spełnienie oczekiwań jednostki zamawiającej. Audyt drugiej strony jest bardzo korzystnym rozwiązaniem, który nie tylko pozwala na zweryfikowanie i ocenę, ale przede wszystkim wymianę doświadczeń. Pozwala uniknąć dokonywania niekorzystnych inwestycji oraz utraty renomy na rynku. Polecany jest przede wszystkim dla jednostek posiadających certyfikat zarządzania jakością, które chcą nawiązać współpracę z podwykonawcami nieposiadającymi stosownych certyfikacji.
Audyt trzeciej strony stanowi następstwo procedury certyfikacji. Wnioskuje o niego strona, która chce uzyskać stosowny certyfikat. Przeprowadzany jest przez jednostki, które określają, czy funkcjonujący system jest zgodny z obowiązującymi normami. Muszą posiadać do tego stosowne uprawnienia. Pozytywny rezultat umożliwia uzyskanie certyfikatu. W przyszłości przeprowadzane są audyty nadzoru, które pozwalają określić utrzymanie standardów, które umożliwiły uzyskanie certyfikatu. Przed zakończeniem okresu posiadania certyfikatu konieczne jest ponowne przeprowadzenie audytu re-certyfikacji.
Jak zweryfikować prawidłowość pracy poszczególnych działów w organizacji?
Coraz częściej firmy decydują się na przeprowadzenie audytów wewnętrznych, których wyniki pozostają w przedsiębiorstwie. Najczęściej odbywa się to na zlecenie kierownictwa jednostki i wówczas audyt przeprowadzany jest przez wykwalifikowanych pracowników. Jednak w wielu sytuacjach nie zdaje to egzaminu. Na wiele spraw warto spojrzeć w sposób obiektywny, co nie zawsze udaje się dokonać pracownikom zaangażowanym w działalność firmy. Konieczne jest także doświadczenie poprzedzone ukończonym kursem. Ważna jest również dogłębna, specjalistyczna wiedza i stosowne kompetencje. W szczególności w odniesieniu do bardziej skomplikowanych systemów i zawiłych norm prawnych, lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usługi specjalisty. Należy pamiętać, że celem audytu jest nie tylko wyszukanie widocznych nieprawidłowości, ale przede wszystkim znalezienie alternatywnych rozwiązań, które są korzystniejsze i usprawniają procesy. Wyciąganie wniosków z przeszłych zdarzeń i niepowodzeń to klucz do przyszłych sukcesu.
Najlepszym rozwiązaniem jest zlecenie przeprowadzenia audytu osobie postronnej, która posiada odpowiednie doświadczenie i kwalifikacje. Obowiązkiem zawodowym audytora jest nieustanne aktualizowanie posiadanej wiedzy, co pozwala dostrzegać nawet najmniejsze nieścisłości. Audytor zewnętrzny działa w sposób w pełni niezależny, co skutkuje uzyskaniem obiektywnej oceny. Doświadczenie posiadane przez audytora umożliwia dokładne przeanalizowanie sposobu funkcjonowania poszczególnych sektorów firmy i racjonalne rozłożenie czasu na poszczególne segmenty. Wystawiona opinia wskazuje, które działy wymagają poprawy sposobu funkcjonowania i z czego wynikają takie wnioski.
Istotna jest regularność przeprowadzania audytów. Nie powinny mieć one charakteru jednorazowego. Ich systematyczne powtarzanie to najlepsza inwestycja w działalność jednostki czy firmy. Odnosi się to zarówno do nowych procesów, jak i tych przeprowadzanych od wielu lat. Praca audytora polega na określeniu stopnia ich prawidłowości. Badana jest zgodność z obowiązującymi przepisami jak i z zasadami ustalonymi przez kierownictwo. Otrzymany rezultat audytu jest elementem, który pozwala na określenie możliwości wystąpienia konkretnych zagrożeń dla jednostki. Pozwala to na przeanalizowanie ich przyczyn i określenie możliwości oraz sposobu wyeliminowania nieprawidłowości za pomocą działań naprawczych.