Nie da się ukryć, że samo zarządzanie przedsiębiorstwem, wiąże się ze stałą koniecznością wprowadzania różnego rodzaju modyfikacji, by firma dopasowała się do dynamicznego otoczenia, a także wymagań interesantów i partnerów współpracujących z przedsiębiorstwem. Jednak żadna zmiana nie może zostać wprowadzona bez odpowiedniej strategii i przygotowania. Istnieje bowiem zestaw praw i zasad, dzięki którym o wiele łatwiej będzie można wprowadzić dane modyfikacje, nawet w obszarze metodologii firmy. Dzięki nim także o wiele łatwiej będzie przekonać podmioty współpracujące, interesantów, a także sam zespół, nawet do rozwiązań, które na pierwszy rzut oka wydają się niepewne. Jak więc zarządzać zmianą w przedsiębiorstwie, by zawsze przygotować firmę do zmieniającego się otoczenia?
Czym jest samo zarządzanie zmianą?
Zarządzanie zmianą dotyczy każdej sytuacji, w momencie której istniejąca już organizacja przedsiębiorstwa, wymaga od zarządu wdrożenia całkiem nowych rozwiązań, które jednocześnie mogą stanowić odpowiedź firmy na dynamicznie zmieniające się otoczenie, bądź rosnące wymagania podmiotów współpracujących. Zmiana może odnosić się do różnych aspektów, jak np:
- kadry zarządzającej,
- pracowników,
- poszczególnych procedur obowiązujących w firmie,
- struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa.
Warto wspomnieć, że zarządzanie zmianą to proces, a sama zmiana może być przeprowadzona zarówno pod względem ilościowym, jak i jakościowym. Aspekt ilościowy, to kategoria zmiennych na podstawie których możemy ustalić na pewnej skali badanej cechy. Stosowanie tych zmiennych pozwala nam na wykorzystywanie wielu działań matematycznych. W przypadku zmiennych jakościowych możemy jedynie stwierdzić, czy dwa obiekty są równe czy różne pod względem badanej cechy. Przykładową zmienną jakościową będzie płeć lub miejsca zamieszkania, natomiast jakościową – wykształcenie lub dochód.
Zarządzanie zmianą jako wieloetapowy proces
Oczywiste jest, że zarządzanie zmianą doprowadzić ma do rozwiązania istniejących w firmie problemów i konfliktów, a co za tym idzie – poprawy kondycji przedsiębiorstwa. Ze względu na istotę tego procesu i jego wpływ na całą organizację, musi być on poparty dogłębną analizą. Zarządzanie zmianą ma charakter wieloetapowy i składa się z:
- rozpoznanie, a następnie zdefiniowanie przyczyny, która skłoniła nas do wprowadzenia zmian,
- jasne ustalenie celu, czyli sytuacji w jakiej chcemy finalnie widzieć nasze przedsiębiorstwo – może dotyczyć kontaktu z klientami, a także współpracy z kontrahentami,
- zaplanowanie zakresu działań, a także ich charakteru celem wprowadzenia zmiany,
- wprowadzenie zmiany do firmy,
- odpowiednie zarządzanie i podjęcie wszelkich kroków, które doprowadzą do tego, że efekt będzie stały.
Jakie modele można wyróżnić w odniesieniu do procesu zarządzania zmianą?
Zarządzanie zmianą odbywa się na podstawie pewnych praw, które regulują nasze działania, a także działania podmiotów związanych z firmą i jej interesantów. Zarządzanie zmianą może więc dotyczyć zarówno wprowadzenia niewielkich modyfikacji, ale również może odnosić się do radykalnych i głęboko posuniętych zmian, które będą dotyczyły struktury organizacyjnej. Możemy więc wyróżnić dwa, podstawowe modele wprowadzania zmian w przedsiębiorstwie:
- zarządzanie zmianą reaktywne,
- zarządzanie zmianą proaktywne.
W pierwszym przypadku, do zarządzania zmianą wykorzystuje się głębokie analizy, dzięki którym rozpoznaje się błędy. W przypadku zarządzania proaktywnego, działania opiera się na przygotowaniu syntetycznego modelu, na podstawie tendencji rozwojowych.
Prawa i wskazówki, które regulują działania w zakresie zarządzania zmianą.
Istnieje pewien zbiór praw, a także wskazówek, dzięki którym zarządzanie zmianą może przebiegać pomyślnie, a co najważniejsze być trwałe w skutkach. Dzięki temu przedsiębiorstwo, a także wszystkie podmioty z nim związane, dopasują się do zmieniającego się otoczenia i będą mogły normalnie operować na nowych zasadach.
Wprowadzanie zmian od najwyższego szczebla
Ważna jest świadomość, że nad poszczególnymi pracownikami, zawsze czuwają liderzy, a następnie managerowie i pracownicy z jeszcze wyższą rangą. Zanim więc zarządzanie zmianą zostanie odniesione do pracowników najniższą rangą, należy zadbać o to, by to kierownictwo wzięło odpowiedzialność za wyniki i realizację celów w obrębie swoich zespołów.
Zbudowanie przejrzystej mapy zmian
Mapa zmian tworzona przez kierowników, często ogranicza się jedynie do improwizacji danej sytuacji, a także domyślnych sposobów na jej rozwiązanie. Otóż okazuje się, że mapa zmian musi zawierać również wyszczególnione korzyści, jakie będą możliwe do osiągnięcia po wprowadzeniu danej zmiany. Ważne jest by zmotywować pracowników, a także przekonać ich do słuszności pomysłu. To samo tyczy się innych podmiotów, które współpracują z przedsiębiorstwem.
Bazowanie na kulturze organizacyjnej przedsiębiorstwa
Kultura organizacyjna jest niezwykle istotnym aspektem, który należy wziąć pod uwagę w przypadku wprowadzania i późniejszego zarządzania zmianą. Istotne jest by wszystkie podmioty związane z firmą mogły zasymilować się ze zmianą i odczuć korzyści wynikające z jej wprowadzenia. Zarządzanie zmianą musi więc ściśle odnosić się do kultury organizacyjnej firmy, która swoją drogą powinna stać na wysokim poziomie, by zamierzone działania były efektywne.
Zadbanie o odpowiednią motywację
Zarządzanie zmianą nie jest procesem prostym, którym można kierować samodzielnie, nie mając wsparcia ze strony podmiotów współpracujących z firmą. Zmiany często to właśnie od pracowników wymagają dodatkowego zaangażowania i wysiłku. To oni muszą bowiem zrezygnować z dotychczasowych przyzwyczajeń, a także poświęcić czas na zaadaptowanie się do systemu zarządzania zmianą, jak i do samej zmiany. Nie można więc zarządzać zmianą bez dodatkowej motywacji w postaci różnorodnych nagród i systemu premiowego.
Zarządzanie zmianą to proces, który wymaga ścisłej współpracy, a także bazowania na poszczególnych zasadach i prawach, które regulują poszczególne etapy. Głównym celem zarządzania zmianą, zawsze pozostaje rozwiązanie zaistniałego problemu, a także utrzymania efektów zmiany w perspektywie długoterminowej.